Många verksamheter som arbetar med debiterbar tid vill minska tiden från utfört arbete till fakturering. Det ger verksamheten en förbättrad kapitalbindning och en ökad cashflow.
Känner du igen dig i situationen där ni behöver påminna era medarbetare om att tidrapportera? Påminna även de som ska attestera tidrapporterna verkligen gör det? Känner du igen dig i situationen? Då är du inte ensam. Vad krävs då från verksamheten för att göra det enklare och smidigare med tidrapporteringen? Hur gör du för att underlätta för medarbetarna? Hur gör du för att få in fakturaunderlaget snabbare?
En vanlig fråga vi får relaterar till kostnad. Vad kostar det och är det värt investeringen?
Vad kostar det och är det värt investeringen?
Kostnaden beror i första hand på vilket system du väljer och hur avancerat det är. Sedan har du två kostnadsposter att beakta. En är relaterad till insatsen för själva införandet. Den andra är licenskostnaden för att köra systemet.
Det finns i grova drag tre huvudkategorier av systemstöd för tid och ekonomi:
- Enkla stand-alone-system stödjer en viss funktionalitet, exempelvis själva loggningen av tid. Systemen är vanligen webbaserade och brukar kosta mellan 100 och 300 kr per användare och månad.Ett sådant system tar bara någon till några timmar att komma igång med och har alltså en låg införandekostnad.
- Standardsystem har mer funktionalitet och stödjer processen tid-till-faktura, det vill säga från loggning av tid, via attest till fakturahantering. De är ofta modulbaserade och brukar kunna integreras mot andra system. Kostnad: 200 – 500 kr per användare och månad.Införandet av ett standardsystem tar mellan 100-300 timmar. Tidsåtgången påverkas av hur många moduler ni valt, hur många olika system som ska integreras mot varandra och hur väl integrationer stöds i det valda systemet.
- Helintegrerade system har funktionalitet som stödjer processen tid-till-faktura plus en mängd annan funktionalitet, som exempelvis högre grad av automatisering, AI, stöd för processen tid-till-löneutbetalning och för lönsamhetsuppföljning på olika nivåer. Kostnad: 400 – 1000 kr per användare och månad.Helintegrerade system kan ta från 400 timmar och uppåt att införa beroende på komplexitet och eventuella skräddarsydda anpassningar.
Att veta vad som är rätt för er
För att kunna bedöma vilket system ni ska ha måste du göra ett business case. Vad är affärsnyttan i slutändan?
Kan ni genom systemstödet exempelvis få:
- Effektiviseringsvinster genom sparad tid för personalen
- Effektiviseringsvinster från att processerna integreras
- Enklare uppföljning och optimering av lönsamhet i varje projekt
- Ökad lönsamhet genom bättre kontroll och uppföljning
Du behöver inte heller välja er slutliga lösning från början. Ett bra tillvägagångssätt är ofta att börja med enstaka funktioner eller moduler i ett standardsystem och realisera effekterna i ditt business case stegvis.
Då brukar det också vara enklare att lyckas med implementeringen. Ofta är det nämligen användningen som är flaskhalsen i införandet. Genom ett stegvist införande får ni chansen att trimma in vanor och rutiner och kan sätta effektiva processer för ett område i taget.
Tänk på det här när du väljer system
Så, du behöver inte välja den slutliga lösningen från början. Däremot är det viktigt att redan från start säkra möjligheten för ett stegvist införande.
Välj därför ett system som tillåter er att börja med utvald funktionalitet men som också kan erbjuda en helintegrerad totallösning. Då kan samma system stödja dig under hela resan så att du inte hamnar i en återvändsgränd.
Eftersom vi jobbat länge mot projektinriktade verksamheter och sett deras speciella behov så har vi utvecklat systemstöd som är modulbaserat. Detta just för att kunna stödja behov av olika omfattande systemstöd samt för att möjliggöra ett stegvist införande.