Som ekonomichef eller projektledare letar du alltid efter sätt att spara tid och pengar. Du måste kunna leverera projekt i tid och inom budget. Det är där projektledningsverktygen kommer in i bilden. Projektledningsverktyg hjälper dig att planera, följa upp och genomföra projekt på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.

Projektledningsverktyg kan användas för att hantera alla typer av projekt, från små projekt som ombyggnadsprojekt till stora projekt som att bygga ett nytt komplex produkt. Det finns många olika typer av projektledningsverktyg, allt från enkla Excel-kalkylblad till sofistikerade molnbaserade programvaruplattformar. Vilket verktyg som är rätt för dig beror på projektets specifika behov.

Projektledningsverktyg kan hjälpa dig att spara tid på flera sätt. För det första kan de hjälpa dig att skapa mer detaljerade och exakta planer. Det innebär att du kan undvika att slösa tid på aktiviteter som inte är nödvändiga för att projektet ska lyckas. För det andra kan projektledningsverktygen hjälpa dig att spåra framstegen och identifiera potentiella problem tidigt. På så sätt kan du vidta korrigerande åtgärder innan problemen orsakar betydande förseningar. Slutligen kan projektledningsverktyg automatisera många av de rutinuppgifter som är förknippade med projektledning, t.ex. generering av rapporter och sändning av meddelanden. 

Projektledningsverktyg kan också hjälpa dig att spara pengar genom att hjälpa dig att undvika eller lösa problem som kan leda till kostnadsöverskridanden. Om du till exempel använder en manuell process för att spåra framstegen i ett stort projekt är det lätt att missa potentiella problem tills de orsakar faktiska förseningar. Detta kan leda till betydande kostnadsöverskridanden. Om du däremot använder ett projektledningsverktyg som automatiskt genererar lägesrapporter kan du identifiera potentiella problem tidigt och vidta korrigerande åtgärder innan de orsakar förseningar

Allt fler bevis visar att användningen av projektledningsverktyg kan göra stor skillnad när det gäller att slutföra projekt på ett framgångsrikt sätt. I en studie av PM Solutions konstaterades att organisationer som använder projektledningsverktyg har tre gånger större sannolikhet att avsluta sina projekt i tid och inom budget än de som inte använder dem. En annan studie av Standish Group visade att två tredjedelar av de organisationer som använder programvara för projekthantering rapporterade en framgångsfrekvens på över 70 %, jämfört med endast en tredjedel av de organisationer som inte använder sådan programvara. 

Slutsats 

CFO:er och projektledare letar alltid efter sätt att spara tid och pengar. Projekthanteringsverktyg kan hjälpa dem att göra båda genom att hjälpa dem att skapa mer detaljerade och exakta planer, spåra framsteg, undvika potentiella problem och automatisera rutinuppgifter. Bevisen är tydliga: projektledningsverktyg gör en betydande skillnad när det gäller att slutföra projekt på ett framgångsrikt sätt. Om du inte redan använder dem är det dags att börja nu!