Alla projekt behöver en tidplan, det är intuitivt. Men ett vanligt misstag i projektledning är att gå för snabbt fram i den initiala fasen.

I den här artikeln visar vi hur du kan göra en mer effektiv tidplan. Lite av ”basics” inom projektledning skulle man kunna säga men något som långt ifrån alla tillämpar.

Det finns olika sätt att ta fram en tidplan:

• Ett är att lista alla aktiviteter som ska ske och sätta datum. En vanlig konsekvens är att man missar att se i vilken ordning man måste göra vad för att nå deadline.

• Ett annat sätt är att först göra en WBS, Work Breakdown Structure. En sådan ligger steget innan aktivitetsplanen och utgår från vad projektet ska uppnå.

För vissa är det självklart att göra en WBS. För andra är det ett obekant begrepp. Det är inte alla företag som har behov av formella projektledningsmodeller eller har den typen av projektledarkompetens.   Men om du vill förbättra sättet att driva ett projekt så är WBS ett bra verktyg. Och vill du slippa lära dig hur så kan du ta in en expert en halvdag för att generera en WBS åt dig.

Vad är en WBS – Work Breakdown Structure

I en WBS börjar du med de resultat som ska uppnås; Vad ska bli gjort? Sedan delar du in dessa ”outcomes” i stora kategorier, en bil behöver till exempel ha ett underrede, en kaross, motor, däck och styrmekanik. Därefter identifierar du vilka aktiviteter som behöver ske för att nå dessa ”outcomes”, vilka beroenden som finns dem emellan och därav i vilken ordning de bör ske.

En WBS kan ses som en trädstruktur av leveranser som genererar flöden med aktiviteter som sker i en viss ordning. Du tittar alltså uppifrån och bryter ner huvudleveransen till del-leveranser, aktiviteter och deadlines.

En WBS till skillnad mot en aktivitetsplanering sker alltså

• Top Down
• Utgår från önskade projektresultat för att definiera projektets leverans
• Förser projektet med en tydlig struktur istället för en lång aktivitetslista

Att göra en WBS är en framgångsfaktor för ett projekt. Inte nog med att den förser projektet med struktur, överblick och kontroll. Den bryggar också för en meningsfull avstämning med ledningen och gör det enklare att hålla många och korta avstämningsmöten.

För att lära mer om hur du gör en WBS, läs denna artikel om ämnet:
www.workbreakdownstructure.com