Tidrapportering är en viktig och ofta förbisedd aktivitet i projektbaserade verksamheter. Speciellt viktigt är den i konsultbolag och andra verksamheter där lönsamheten avgörs av nedlagd tid. Medarbetarna som utför tjänsterna är den största kostnadsposten och följaktligen blir det av största vikt att ha en rättvisande bild av nedlagd tid. Vill du ha tidrapporteringstips så läs vidare.
Här kommer tre tidrapporteringstips för hur du får tidrapporteringen att fungera bättre i ditt konsultbolag.
-
1. Automatisk fakturering
Idag sker övergången från tidrapport till fakturering ofta manuellt vilket är tid- och resurskrävande. Ett tips är att automatisera den processen. Det är fullt möjligt att integrera faktureringen med de system för tidrapportering som finns idag.
Då skapas fakturor automatiskt utifrån hur konsulterna tidrapporterar. De som gör faktureringen slipper det manuella arbetet med att överföra tidrapporterna till själva faktureringsflödet. Det enda som krävs av cheferna är att kontrollera och attestera fakturorna så sköts resten automatiskt.
-
2. Lönsamhetsuppföljning
Själva uppföljningen av projekt (interna och externa) kräver ofta mycket tid för sammanställning, analys och presentation. Även detta kan lösas med de moderna system för tidrapportering som finns på marknaden idag.
Flera system har inbyggda verktyg för lönsamhetsuppföljning och finns det integrationer mot PowerBI eller andra BI-system så har du ännu bättre förutsättningar. Då kan du snabbt analysera och skapa snygga rapporter, skräddarsydda utifrån ditt företags behov och nyckeltal.
-
3. Avancerade igenkänningsfunktioner
En stor utmaning med tidrapportering är att få personalen att göra den korrekt och i tid. Många upplever tidrapporteringen som ett nödvändigt ont och gör den alltför sällan. Då blir det ofta fel. Det är bevisligen svårt att komma ihåg all nedlagd tid om rapporteringen inte görs direkt. Det får till följd att många slattar av tid som borde redovisas inte gör det. Följden blir att lönsamheten i projekten överskattas eller att faktureringen blir lägre än den borde vara.
Vissa system som finns idag kan kontinuerligt underlätta tidrapporteringen för individen, genom smarta igenkänningsfunktioner. Till exempel kan systemet registrera när en viss kund ringer och föreslå att samtalstiden loggas på kundens projekt. Bokad kalendertid ger också automatiska förslag i tidrapporteringen. Ett annat exempel är att systemet kan känna igen geografiska platser när rapporteringen sker i mobilen. Systemet föreslår då att tid som lagts på kundens adress loggas på det kundprojektet.
Tidrapporteringssystem blir alltså allt smartare, mer moderna och mer användarvänliga. Det sparar tid för användarna och säkrar en korrekt fakturering för företag som driver sina projekt mot externa kunder.