Många ogillar att tidrapportera. De flesta håller intellektuellt med om att det finns logiska och självklara skäl till strukturerad tidrapportering. Företag får inte bara ordning på fakturering och löner. De kan också optimera sin lönsamhet och säkerställa kostnadskontroll.

Speciellt för personalintensiva tjänsteföretag som exempelvis konsultbolag så är en fungerande tidrapportering kritisk.

Samtidigt upplever medarbetarna ofta tidrapporteringen som ett nödvändigt ont (i bästa fall) eller något väldigt jobbigt (i värsta fall).

Vanliga orsaker till varför så många ogillar att tidrapportera:

1. Det tar tid och är obekvämt
2. Vissa system är krångliga att hantera
3. För de som fakturerar blir det ofta mycket manuellt arbete med att överföra data från tidrapporteringen till själva faktureringsflödet.
4. Det är svårt och tidskrävande att komma ihåg vad man gjorde för några dagar sedan, om man inte hela tiden har vanan att skriva ner sin tid.

Framtidens tidrapportering blir enklare

Lyckligtvis går utvecklingen framåt. Mjukvaror utvecklas mot att bli allt mer intelligenta och hjälpa oss människor med tråkiga och krångliga moment.

Till exempel har vi på Exicom Software arbetat med system för projekthantering, ekonomi och tidredovisning för projektorienterade verksamheter i över 30 år. Vi har sett och delvis drivit utvecklingen mot smartare och mer lättanvända system.

Redan idag finns avancerade funktioner som var science fiction för några år sedan. Här är några exempel:

• Geografisk data loggar kundtid

  Genom att rapportera i mobilen kan geografiska platser loggas. Systemet känner igen och föreslår att tid som lagts på kundens adress loggas på den kundens projekt.

• Telefonsamtal loggar kundtid automatiskt

  Systemet registrerar när en viss kund ringer och föreslår att tiden för samtalet loggas på den kundens projekt.

• Kalenderbokningar ger förslag för loggning av tid

  Systemet tolkar möten och annan bokad kalendertid och föreslår att tid loggas på det mest troliga projektet. Det enda du behöver göra är att kontrollera att systemets ”förslag” är rätt och trycka ok eller avslå.

• Tidtagning av kortare aktiviteter

  För att komma ihåg kortare aktiviteter såsom tex kort möte, samtal, läsa igenom något eller liknande finns funktioner för tidrapportering. Denna tid kan sedan läggas in som tidrapportering.

Hopp för dig som inte vill tidrapportera

Vad framtidens system klarar av kan vi bara gissa. Men det är inte otroligt att systemen i framtiden kommer att kunna tolka en mängd olika input, inklusive röstkommandon, för smidigare loggning av tid.

Då kommer tidrapporteringen att bli enklare för dig som behöver tidrapportera. Ledare och chefer kommer att  slippa jaga in sena tidrapporter och verifiera nedlagd tid. Och de kommer att slippa att manuellt omvandla tidrapporteringen till rapporter om lönsamhet eller till fakturor till kund.

Många av dessa möjligheter finns som sagt redan idag och utvecklingen går snabbt framåt. Det gör att det kontinuerligt kommer nya smarta funktioner som gör att tidrapporteringen blir allt mer effektiv.

Det finns med andra ord hopp för dig som inte tycker om att tidrapportera!