Arbetar du som projektledare idag? Nedan följer 5 tips på hur du blir en bättre projektledare som också bidrar till att andra uppmärksammar dig som projektledare för nästa viktiga projekt i organisationen.
Alla har möjlighet att utvecklas och arbetar du som projektledare ligger ett stort ansvar på dina axlar. Vi ger här några tips hur du kan utvecklas vidare. Läs vidare här nedan.
1. Strukturera ditt arbetssätt
Tanken att arbeta i projektform är att tydligt följa en process som beskriver hur projektet ska drivas, hur dokument hanteras, beslutsunderlag samt hur olika beslut fattas vid de specifika tidpunkterna. Även om du ogillar strukturen och administrationen kring projektet så kommer du att upplevas som betydligt mer professionell om du har ordning på detta. Använd samma dokument hela tiden så att de övriga medlemmarna känner igen sig i dokumentet samt att information inte faller mellan stolarna. Har du utlovat statusrapport var 14:e dag, se till att skicka den var 14:e dag. Osv osv. De allra flesta av oss uppskattar struktur och ordning. Hitta en bra och välavvägd nivå som passar dig. Det viktiga är att du hittar en struktur för detta som möjliggör att du kan hålla de som du har utlovat.
2. Problemlösning
Om det uppstår ett problem i projektet, försök att komma med en lösning. Lägg inte över ansvaret på beställaren. Det är du som projektledare som är bäst insatt i både problemet och vad det finns för olika lösningsalternativ. Innan du presenterar en lösning för beställaren som du själv tror på, är det bra om du har analyserat olika alternativ och har argument för och mot ditt lösningsförslag. Alla uppskattar genomtänkta lösningsalternativ för olika problem, det är ett framgångsrikt och uppskattat projektledarskap.
3. Respekt för dina projektmedlemmar
Ett projekt innehåller många olika slags resurser, det kan vara t. ex utrustning, budget, verktyg mm. Den absolut viktigaste resursen som finns i projektet är projektmedlemmarna. Ofta har projektmedlemmarna också sitt ordinarie linjearbete att sköta vid sidan om. Som projektledare är det viktigt att observera och respektera varje projektmedlems situation så att du inte driver på för mycket. Alla reagerar vi olika vid t. ex övertidsarbete. Håll dig till det som är överenskommet från början. Om du som projektledare sätter projektet före projektmedlemmarna kommer du ha en utmaning i att motivera och entusiasmera dessa. Vilket leder till ett dåligt resultat i projektet. I din roll som projektledare är det viktigt att skapa energi och fokus hos de inblandade i projektet. Var lyhörd och ha en bra kommunikation med projektmedlemmarna. Det leder till arbetsglädje och ett bra projektresultat.
4. Äran ska ges till rätt person
Du som projektledare har du ofta olika roller t. ex som talesperson för projektet, i olika styrgrupper och vid informationsmöten etc. För att skapa förtroende från dina projektmedlemmar, organisationen och beställaren, är det viktigt att ge rätt person äran. Det kan handla om en smart idé eller en extra välutförd arbetsinsats. Det är lätt att ta åt sig äran för något man inte har gjort. Konsekvenserna som blir, är en negativ stämning i projektgruppen och ditt förtroendekapital sjunker i botten. Du som projektledare kommer slutligen bedömas på projektets resultat. Ni är en projektgrupp som arbetar tillsammans mot samma mål. Var konsekvent, lyft fram projektgruppens resultat genom att prata i vi-form och inte i jag-form. Det visar också på ett bra projektledarskap.
5. Kontroll
Oavsett om projektet går bra eller dåligt så måste du som projektledare ha kontroll på budget, förseningar eller överbelastade resurser. Ta som vana att regelbundet, varje dag, vecka, ägna dessa frågor tid. Säkerställ att projektet ligger inom den överenskomna rammen. När du ser en eller flera varningssignaler att projektet går utanför de givna ramarna är det bra att analysera och beskriva situationen som har uppkommit.