Framgångsfaktor #1: Att välja rätt projekt
Det flesta verksamheter utvecklas genom att starta och genomföra projekt. Idén bakom varje projekt kommer ofta ifrån att någon har upptäckt ett behov i den dagliga verksamheten. Problemet är att idéerna brukar bli många, och det kan vara svårt att veta vilka projekt som ska startas.
Skolboksexemplet säger oss att vi först ska upprätta en investeringskalkyl som ger oss ett korrekt besluts-underlag. Därefter prioriteras idéerna och beslut tas om vilka projekt som ska genomföras.
Verkligheten ser ofta annorlunda ut, och många projekt startas på felaktiga grunder. Anledningarna till det varierar förstås, men en gemensam faktor är att man inte har utrett tillräckligt vilka effekterna blir och vad de ger i förlängningen.
Med väl genomarbetade processer för hur prioriterings-arbetet ska gå till, blir effekterna av idéerna ordentligt analyserade, rätt projekt startas och verksamheten får ut önskvärda effekter i slutändan.
Framgångsfaktor #2: Enhetligt arbetssätt
Genom ett enhetligt arbetssätt får verksamheten den bästa förutsättningen för att lyckas med att omvandla idéer till positiva, utvecklande effekter. Här är det viktigt att låta projektkontoret vara med på hela resan, från idégenerering, via projektgenomförande till uppföljning av effekterna.
Förutom nämnda investeringskalkyler, så måste förstås en projektmetodik med projektmodell och dokumentmallar finnas på plats. Enhetliga rutiner för resursbokning och tidrapportering är andra centrala funktioner som måste fungera.
Däremot förblir ofta dessa regler och ramar pappers-produkter insatta i en pärm. Den mänskliga faktorn tar över, stressade medarbetare börjar själva välja vilka rutiner som ska följas och genvägar tas. Följden blir förstås att projekten inte håller kostnad, kvalitet eller tidplan.
Med ett enhetligt arbetssätt, med tydliga rutiner och enkla regler, får projektet en större chans att leverera önskat resultat, och en god grund läggs för att senare följa upp effekterna.
Framgångsfaktor #3: Aldrig släppa fokus på effekterna
Den kanske största utmaningen under ett projekts livscykel, är att aldrig släppa fokus på effektmålen. Investeringskalkylen under idéfasen ger en första uppfattning om vilka effekter som kan förväntas.
Projektet drivs sedan med resursstyrning, löpande prognoser och statusrapporter, där vissa värden flaggas för att förenkla inrapporteringen, bevakningen och uppföljningen. När projektet är genomfört, implementeras resultatet, och efter en tid görs uppföljning av effekterna.
När projektet väl är igång, är det däremot vanligt att allt fokus hamnar på själva genomförandet och produkten det ska leverera. Men utan siktet inställt på effekterna, finns risken att projektet styrs fel, och effektmålen missas helt.
Med en modell för hur och hur ofta effekterna ska mätas – även efter projektets leverans – ökar chanserna för att verksamheten verkligen får ut de effekter de önskade sig redan på idéstadiet.