Företaget i kaos hade givetvis stora svårigheter. Jag målade upp en bild av ett myller där projekten krockade med varandra och där aldrig något kom fram som planerat. Arbetet tog alltid mycket energi, de anställda trivdes inte och de blev alltmer övertygade om att de inte borde arbeta kvar. Kunderna insåg också att de har begått ett misstag som anlitat företaget. Därefter kom bilden fram av ett företag som lyckats. Där stod folk i kö för att få jobba på företaget. Inte därför att de var arbetslösa utan för att företaget bevisligen var så proffsigt. Kunderna kände sig trygga, och andra företag, och till och med konkurrenterna ringde och undrade: ”Hur gör ni för att få till en så framgångsrik verksamhet?”
För att inte bli en trafikfara så stannade jag till och noterade ner vad jag hade hört och mina tankar. Vad skiljer de två ytterligheterna från varandra? Går det över huvud taget att beskriva hur man tar sig från kaos till okaos? Med avstamp i trafiksäkerhetsarbete och andra egna erfarenheter började jag strukturera tankarna. Efter en del intervjuer och samtal med personer som arbetar i projektvärlden började pusselbitarna att falla på plats. De pusselbitar eller byggklossar som jag fann avgörande för en framgångsrik flerprojektmiljö var nio stycken. Här kommer en kort presentation av de nio byggklossarna.
Den första byggklossen är Visioner och arbetsklimat. Den lyfter fram vikten av att det finns en viljeinriktning för projektarbetet och nödvändigheten av att man utvecklar ett långsiktigt sunt arbetsklimat som är i balans med viljeinriktningen. En vardagsmiljö där medarbetarna under rimliga förhållanden dels kan avge löften och hålla dessa, dels kan utvecklas som individ.
Byggkloss 2: Projektens röda tråd pekar ut vikten av att förstå när och varför man använder projektarbetsformen och nyttan med att ha en gemensam syn på ett projekts livscykel.
Byggkloss 3: Roller och styrande grupper handlar om förståelsen för att det är människor i olika sammanhang som för ett projekt från start till mål. Byggklossen beskriver olika roller och grupper med deras fokus, skyldigheter och rättigheter.
Byggkloss 4: Riskhantering och riskacceptans fokuserar nödvändigheten av att försöka identifiera, analysera och hantera risker för att skapa någon form av säkerhet eller trovärdighet avseende projektmålen.
Byggkloss 5: Friskvård och akutvård belyser företeelser i vardag som kan identifiera brister eller problem, och det innan de blir till stora svårigheter eller kriser.
Byggkloss 6: Långsiktigt lärande avser kunskapsinhämtning och kunskapsspridning i en projektintensiv verksamhet och att man måste förhindra att kunskap inte ”dunstar bort” eller blir alltför svårkomlig.
Byggkloss 7: Karriärvägar och utbildning fokuserar på att man måste bygga upp karriärvägar för projektledare och vikten av att samordna utbildningen runt projektarbete med andra chefsutbildningar.
Byggkloss 8: Flerprojektstyrning handlar om svårigheter och framgångsfaktorer för att kunna styra många parallellt pågående projekt. Hur man kan hantera den stora mängden information som genereras och behovet av IT-stöd för att få överblick och styrinformation.
Och avslutningsvis byggkloss 9: Kommunikation, som bekräftar att det är just kommunikation som är en grundförutsättning för en projektintensiv verksamhet. Byggklossen belyser också nödvändigheten av att utveckla ett ställningstagande till hur många parallella kommunikationskanaler kan bli till en effektivitetshöjare och inte till en stressfaktor.
Det var en sammanfattning av innehållet i de olika byggklossarna eller framgångsfaktorerna. Framöver på denna sida kommer jag att lite mer ingående belysa de olika byggklossarna.
Vid pennan/
Anders Blomé