Framgångsfaktorer för effektiv tidrapportering. När du ska införa ett tidrapporteringssystem är det många faktorer som avgör vilket som är den optimala lösningen. Allt från vilken bransch ni verkar inom, syftet med tidrapporteringen, övriga system och er företagskultur.
Men det räcker inte med enbart bra system för att uppnå effektiv tidrapportering. Det finns andra faktorer som påverkar effektiviteten i tidrapporteringen och som avgör vilken nytta ni kan få av systemet.
Här är fem framgångsfaktorer för att få effektiv tidrapportering att hända i praktiken. Kombinerat med tips när du ska välja nytt system för tidrapportering.
1. Användarvänliga rutiner och system
Tidrapportering är en rutin som många upplever som krävande. Samtidigt är en fungerande tidrapportering kritisk för många företag. Därför är det av största vikt att rutinerna och systemen är så enkla att använda som möjligt.
Systemet behöver vara enkelt att förstå och administrera. Dessutom är det en stor fördel om systemet är intelligent och ger stöd för inmatning. Till exempel genom att föreslå loggning av tid utifrån kalenderbokningar eller geografisk plats.
TIPS: Testa tidrapporteringssystemen utifrån användarvänlighet. Be om feedback från medarbetare som ska tidrapportera innan ni väljer system.
2. Struktur för medarbetare
En ofta förbisedd faktor är att det måste finnas en bra struktur i bakgrunden för att tidrapporteringen ska fungera Det viktigaste är en genomtänkt struktur för uppsättning av aktivitetskonton och att grunddata finns tillgängligt i tidrapporteringssystemet (t ex genom överföringar från och integrationer mot andra kringliggande system). Det bör finnas en tydlig ansvarig för att underhålla och utveckla dessa strukturer.
TIPS: Lägg en grund med en god struktur för tidrapporteringskonton och underhåll av dessa. Utse en superuser.
3. Frekvent rapportering
Vår hjärna är tyvärr dålig både på att uppskatta hur mycket tid vi lagt på en aktivitet och att faktiskt komma ihåg vad vi gjort i efterhand. Det är därför kritiskt att medarbetarna tidrapporterar ofta, helst dagligen. Annars glöms tid bort eller så blir tidrapporterna försenade i väntan på att någon medarbetare ska ”komma ikapp”.
Det är viktigt att verktyget för tidrapportering ger användarna mobil tillgång, så att de enkelt kan tidrapportera dagligen.
TIPS: Träna personalen i att rapportera ofta. Använd mobilanpassade system som är så enkla att rapporteringen lätt kan ske ofta.
4. Kultur av ärlighet
Ofta finns det en inbyggd konflikt mellan att rapportera korrekt och att vara produktiv.
De flesta människor är inte 100% produktiva. Det är normalt och vanligt att medarbetare får luckor med tid som de inte kan tidrapportera till någon produktiv output. Det är inte självklart att få medarbetarna att ärligt rapportera denna tid som ”icke produktiv”.
Att få till en kultur av total ärlighet är nästan omöjligt. Men genom att erkänna att denna tidspost finns och skapa konton för icke-produktiv tid så kan ärligheten i tidrapporteringen förbättras. Vilket brukar resultera i högre produktivitet och effektivitet.
TIPS: Uppmuntra och förstärk vanan att rapportera ärligt. Lägg in konton även för icke-produktiv tid.
5. Integrerade system
Tidrapporteringen har olika syften och dessa kan variera utifrån verksamhetens behov. Ett syfte med tidrapportering kan vara att säkerställa snabb och korrekt fakturering. Ett annat syfte kan vara att betala ut korrekta löner.
Eftersom fakturering, lönehantering och liknande kringliggande processer som utförs i andra IT-system är det kritiskt att tidrapporteringen är väl integrerade med dessa system som behöver informationen. Annars uppkommer höga kostnader för manuell hantering och korrigering av fel.
TIPS: Säkerställ bra integration med kringliggande system.
Sammanfattningsvis, genom att säkra en god hantering av ovanstående fem faktorer ökar du chansen att era tidrapporteringsrutiner fungerar väl i praktiken. Något som bidrar till ekonomisk effekt i form av både ökade intäkter och sänkta kostnader.