Att arbeta i projektform är vanligt i de flesta företag. Men många projekt misslyckas och siffran kan vara högre än vi tror.
Ofta sopas misslyckade projekt under mattan. Ibland är projekten så otydliga redan från början att det inte går att spåra vad som var syftet.
Här är de fem viktigaste skälen till att projekt misslyckas enligt Bo Tonnqvist, författare och expert på projektmetoder och agila arbetssätt.
- Affärsidén är otydlig.
Om inte affärsidén i företaget är tydlig så spelar det ingen roll vilka projekt som görs. Det saknas i så fall grundläggande förutsättningar och styrning för att kunna förbättra verksamheten. Det här är självklart en stor fråga att ”åtgärda”. Men det är bra att alltid fundera igenom om fundamenta i form av strategi, affärsidé och unik konkurrensfördel är tydliga och hållbara innan man initierar olika förbättringsprojekt.
- Otydligt mål och syfte
Att inte beskriva målet och syftet med projektet är vanligare än man kan tro enligt Bo, och faktiskt ett av de vanligaste felen. Projektmålet är oftast hyfsat tydligt men brister i effektmålen är desto vanligare, menar Bo. Effektmål ska beskriva något som ska bli bättre, mer lönsamt, snabbare, billigare eller mer effektivt – på ett mätbart sätt. Till exempel ”Sänka kostnaden för hantering av kundärenden med 50%” eller ” Öka försäljningen via partners med 10%”. Det räcker alltså inte med att bara beskriva leverabler.
- Bristande realisering av effekter
Projektet kan mycket väl klara av sin leverans på ett bra sätt. Men om verksamheten sedan inte uppnår de effekter som var målet från början så har projektet ändå misslyckats. Ett vanligt fel, vid sidan av att inte koppla projektets mål till effektmål, är att inte mäta och utvärdera hur väl projektet lyckas. Ett annat är att inte utse någon som ansvarar för realiseringen av effektmålen när projektet ”lämnat över”. En utmaning är självklart att det kan dröja innan effekter uppnås eller att det är otydligt hur projektet bidrar till effekter. Men då har man gjort fel i andra delar av uppsättningen av projektet menar Bo. Så slutsatsen är tydlig: Starta inga projekt som inte tydligt kan ge effekter i verksamheten.
- Bristande beställarkompetens
En orsak till misslyckade projekt kommer av bristande beställarkompetens. Nu menar vi inte detta på ett nedlåtande sätt. Bo menar att beställning av projekt är en konst som inkluderar viss färdighet och kompetens, vilket det går att lära sig. En genväg till bättre projekt är att säkra att alla som beställer projekt har rätt kompetens för att beställa, styra och slutligen realisera effekterna av projekt. Speciellt med tanke på att det alltid är beställaren som har det yttersta ansvaret för projektets framgång.
- Dålig resurshantering
Många projekt har goda förutsättningar att lyckas i teorin. De har bra projekt- och effekt-mål, bra formulering av projektet och bra ägarskap för resultaten som projektet ska bidra till. Men ändå så misslyckas de. Ett vanligt skäl är att resurserna som ska köra projektet inte får rätt förutsättningar. Oftast handlar det om att personerna inte har tillräckligt med tid och fokus. Eller att ledaren inte följer upp hur det går i projektet. En vanlig orsak till detta är i sin tur att ledningen inte prioriterat eller valt bort. Man kör med andra ord för många projekt samtidigt.
Källa: Intervju med Bo Tonnqvist som är föreläsare, författare och konsult med specialitet att hjälpa företag och organisationer att införa projekt-metoder och agila arbetssätt.