Många konsult och tjänsteföretag har äldre eller manuella system för tid och ekonomi. Det gör att administrativa rutiner för tidredovisning, fakturering, attest och uppföljning kan ta onödigt mycket tid.

Det finns både tid och pengar att spara genom att konsolidera system. I den här artikeln listar vi några fördelar med att byta ut gamla system till mer integrerade sådana. Och vi tar också upp två vanliga farhågor.

Fördelar med att byta gamla system mot nya

• Lägre licenskostnader – ett system istället för många olika brukar sänka licenskostnaderna

• Få bort manuella rutiner och överföringar – automatisering eliminerar tidskrävande arbetsmoment. Ett integrerat system säkrar effektiva kopplingar mellan olika delar av processen: exempelvis mellan tidredovisning och löneutbetalning och mellan tidredovisning och fakturering.

• Färre fel – ett integrerat system hänger ihop vilket leder till färre fel, mindre tidsåtgång för att rätta uppkomna fel och bättre lönsamhet

• Uppgradering till modern teknik – moderna system har smarta funktioner som underlättar de dagliga rutinerna; som automatisk loggning av tid från kalender och telefon, automatisk generering av fakturor, smarta vyer för enkel attestering, enkel åtkomst till uppföljningsrapporter etc.

• Möjlighet att ta ett helhetsgrepp – moderna system stödjer hela processen tid-till-faktura och ända fram till uppföljning. På så sätt kan du ta ett grepp över hela processen för projektlönsamhet.

• Förädlad uppföljning och styrning – moderna och integrerade system gör det enkelt att följa upp, analysera och utvärdera. Du kan enkelt ta fram beslutsunderlag vilket underlättar prioritering och styrning.

Vanliga farhågor   Så finns det några nackdelar med att byta gamla system mot nya? Ja det finns två möjliga nackdelar som vi ibland stöter på:

• Det är krävande att byta – Att byta ut befintliga system och rutiner kan skapa en känsla av oreda under en tid. En del drar sig också för själva arbetet med att byta.

Det här kan du motverka genom att göra införandet i steg och genom att skapa ett tydligt införandeprojekt.

• Risk att nya funktioner inte används – Om användningen av systemet inte får tillräcklig uppmärksamhet så finns det en risk att de nya smarta funktionerna man vill införa inte används.

Lösningen är även här ett stegvist införande. Då sätts de nya rutinerna på plats undan för undan och först när en del av processen fungerar effektivt så tar ni nästa steg. Det ger användarna en chans att uppleva effekten av de nya förbättrade rutinerna och skapar ofta ett sug efter mer.