Tidrapportering är något som alla konsultbolag gör. Den är nödvändig i företag som fakturerar baserat på nerlagd tid, men den tar tid och förknippas ofta med strul. Det brukar dock finnas enkla saker du kan göra för att förbättra tidrapporteringen.

Först och främst underlättar det att se tidrapporteringen som en process. Och att ta ett större perspektiv. Tidrapporteringen är en del av den process vi kallar tid-till-faktura snarare än en isolerad aktivitet. Och vi menar att även uppföljning bör läggas till eftersom uppföljning av tid och kostnader i leveransprojekt är en förutsättning för god lönsamhet.

Egentligen skulle vi kunna kalla processen för leveransuppföljning eller kanske ”tid-till-fakturering”.

Oavsett vilket, när du ser delmomenten som en process kan du säkra att alla stegen sker och hitta förbättringsmöjligheter som gör processen smidigare och effektivare. Som stöd har vi kartlagt de åtta stegen i processen.

De 8 stegen i processen

Här är de åtta stegen i ”den utvidgade tidrapporertingsprocessen”. Gör ni alla dessa åtta steg?

1. Plan och budget

Grunden till god lönsamhet för kundprojekt ligger redan i starten. Här räknar ni på jobbet och skapar bästa förutsättningar för en nöjd kund och ett lönsamt projekt. Detta steg inkluderar estimering av tid, bedömning av risker samt att ge input till avtalet och kunddialogen.

2. Grundstruktur för kund och projekt.

Nästa steg är att ha järnkoll på grunddata i alla berörda system. Genom att lägga upp kundinformation, nya projekt och konton för tidrapportering på ett strukturerat sätt skapas ordning och reda från början. Sätt en rutin så att det görs på samma sätt varje gång!

3. Rapportera tid och kostnad

Själva loggningen av tid är det de flesta tänker på när vi pratar tidrapportering. Det finns många olika sätt att rapportera, som är mer eller mindre manuella. Det viktiga är att hitta ett sätt som är effektivt och användarvänligt.

4. Attestera

Ett viktigt steg i processen är attesterna. De har flera syften. Linjeansvarig chef godkänner lönepåverkande tid (som grund för löneutbetalningar, semesterberäkning etc). Projektledaren attesterar projekttid som en del av att kontrollera projektets lönsamhet och framdrift.

5. Följa upp budget

Projektledaren behöver kontinuerligt följa upp projektbudget gentemot nedlagd tid för att tidigt upptäcka behov av justeringar i projektet. Det här är den klassiska avvägningen; tid – kostnad – kvalitet.

6. Fakturera

Att fakturera snabbt är en nyckelfaktor för kassaflödet. Men i detta steg är det också viktigt att kunna göra manuella justeringar. Ibland behöver affärsansvarig projektledare justera vad som faktiskt debiteras kunden i förhållande till nedlagd tid.

7. Lönsamhetsuppföljning

Förutom att följa upp budgeten för enskilda projekt behöver lönsamheten för alla projekt och verksamhetsområden följas upp över tid, för att ha koll på företagets totala lönsamhet. Detta inkluderar till exempel uppföljning av täckningsbidrag eller olika rollers och kompetensers lönsamhet. För företag med paketerade tjänster är det viktigt att utvärdera tjänsterna för att optimera lönsamhet och kunna justera prissättningen.

8. Återkoppla och lära

Det sista steget är återkoppling ”bakåt” till säljande personer, projektledare eller ledningen. Att säkerställa en god återkoppling är avgörande för lönsamheten, som idag är pressad för många företag. Detta steg innefattar att analysera och dra slutsatser både av hur processen körs och lönsamheten i projekt eller erbjudanden.