Hur du lyckas med projektplaneringen

Hur ska jag lyckas med projektplaneringen är en vanlig fundering hos drivna projektledare.

En bra och genomtänkt projektplanering ligger till grund för hela ditt projekt. Därför är det extra viktigt att ni ägnar lite extra tid för planeringen av projektet och projektets olika steg för att lyckas med projektplaneringen.

När du planerar projektet kan det vara bra att följa arbetsgången nedan:

1. Identifiera de aktiviteter som måste genomföras

2. Dela sedan in varje milstolpe i aktiviteter och delaktiviteter/arbetspaket.

3. Ordna aktiviteter efter beroenden. (Vilka aktiviteter måste vara avslutade för att andra aktiviteter ska kunna påbörjas?)

4. Tidplanera aktiviteterna

5. Vad för roller och kompetenser behövs i projektet? Har jag de resurserna jag behöver tillgängliga för mitt projekt?

6. Vid behov beräkna vilka resurser som går åt för att genomföra varje aktivitet (personal och materiella resurser och pengar).

För att få en effektiv styrning av ett projekt är det viktigt att du har:

  • tydliga mål som alla inblandade tolkar på samma sätt,
  • tydliga roller där det klart framgår vem som gör vad
  • en fortlöpande uppföljning av målen

Riskanalys

När du gör upp planerna för tid, aktiviteter och resurser är det också viktigt att du gör en bedömning om vilka saker som kan gå fel och hur stor risken är att dessa fel ska inträffa. Riskanalysen görs inte för att projektledaren ska kunna skylla ifrån sig om något går fel, utan för att alla i projektets intressenter ska vara medvetna om riskerna och försöka förhindra att felen uppstår.

För att förebygga problem kan det vara bra att tänka på följande:

  • Vilka aktiviteter är det som kan gå snett?
  • Vad kan hända?
  • Hur stor är risken att det går snett?
  • Hur påverkas projektet om det går snett?
  • Vad gör vi för att förhindra att det ska gå snett?
  • Vad gör vi om det går snett ändå?

Bevaka framför allt de risker som skulle ha störst inverkan på projektet (den kritiska linjen).

Det här är en del av våra tankar kring projekt- och resursplanering och några tips hur du lyckats med dina projekt. Detta är baserat på vår långa erfarenhet för projekt och verksamhetsstyrning sedan Exicom grundades för snart 30 år sedan. Sedan dess har vi varit en av de ledande och vi driver aktivt utvecklingen på området.

Relaterade artiklar