3 dolda kostnader vid tidrapportering

I projektorienterade verksamheter krävs det att ledningen har bra kontroll över medarbetarnas tid för att få en bra lönsamhet och kostnadskontroll. Speciellt för interna projektavdelningar, konsultföretag och andra tjänsteföretag som arbetar projektbaserat, så är tidrapporteringen kritisk. Men finns det dolda kostnader vid tidrapportering?

Många av dessa företag är också bra på tidrapportering och tidredovisning.

Men även hos de bolag som är bäst i klassen när det gäller tidredovisning finns det ofta några dolda kostnader vid tidrapportering.

3 vanliga dolda kostnader vid tidrapportering

Här är tre dolda kostnader som uppstår i tidredovisningen och hur du kan åtgärda dem:

1. Missad tid som borde faktureras

Hjärnan är dålig på att komma ihåg vad vi gjorde för några dagar sedan. Vi är också dåliga på att uppskatta tid om vi inte mäter noggrant. Detta gör att många medarbetare som redovisar tid faktiskt glömmer eller missbedömer hur mycket tid som faktiskt lagts.

Om nedlagd tid är underlag för fakturering gentemot kunder så kommer ni följaktligen att missa intäkter. Och är det många medarbetare som missar så kan denna summa bli tämligen betydande. Intäkter som skulle gå rakt in på nedersta raden i vinst.

Lösningen är att på något sätt träna och uppmuntra medarbetarna att redovisa tiden väldigt ofta (helst dagligen). Eller att välja system som är så lättanvända och effektiva att medarbetarna faktiskt rapporterar oftare.

 2. Krångliga rutiner som försenar fakturering och därmed kassaflöde

För företag som använder tidredovisningen som underlag för fakturering är det viktigt med en effektiv tidrapporteringsprocess. Om processen är ineffektiv kan det få effekten att fakturor blir försenade, vilket påverkar företagets kassaflöde.

Ofta finns det också en annan dold kostnad i form av medarbetarnas tid för att lösa problem och manuellt hantera eller skynda på faktureringen.

En bra lösning är en kombination av att få medarbetarna att rapportera frekvent och i tid, samt att säkerställa att det finns en bra integration mellan tidredovisning- och faktureringssystemen.

 3. Onödigt hög personalkostnad för administration

För att få till en effektiv process för tidrapportering krävs någon form av system. Det krävs också att tidrapporteringssystemet är integrerat med de processer och system som behöver informationen. Det kan vara processer som fakturering, lönehantering, projekthantering, schemaläggning eller redovisning.

Men även om det finns en mängd olika system för tidredovisning så brukar hanteringen av tidrapporteringsinformation ändå kräva manuell handpåläggning – så att hanteringskostnaden ibland blir onödigt hög. Oftast beror det på att processen inte är så bra som den kunde vara – i kombination med att systemen som helhet inte stödjer processen.

Det här driver personalkostnader för manuell rapportering, fakturering och uppföljning. I vissa fall handlar det om flera personer som enbart hanterar manuella rutiner. Rutiner som skulle ha kunnat lösas automatiskt med rätt arbetssätt och system.

Lösningen är att förbättra de kritiska processerna och integrationerna mellan systemen för att undvika dessa manuella merkostnader. Rätt process och system betalar sig i detta fall ganska snabbt.

Exicom driver ut dolda kostnader

Vi på Exicom Software drar vårt strå till stacken för att minska dolda kostnader vid tidrapportering. Vi har utvecklat skräddarsydda integrerade system för projektorienterade verksamheter (interna projektverksamheter, konsultbolag, tjänsteföretag etc). Vi har lagt stor vikt vid att lösa de problem som skapar dolda kostnader.