Vi på Exicom Software har arbetat med styrning, planering och uppföljning av projektorienterad verksamhet i många år. Att ha en fungerande tidrapportering eller tidredovisning som det också kallas, är centralt för organisationer vi arbetar med. Men vad behöver ett bra tidrapporteringssystem ha?

Här är sju vanliga huvudfunktioner för ett bra tidrapporteringssystem för projektrelaterade verksamheter.

1. Grundstruktur (konton)

Systemet måste möjliggöra utveckling och administration av en bra grundstruktur i form av konton för tid och nyckeldata.

2. Registrering av tid

Systemet bör ha ett mycket smidigt, enkelt, användarvänligt och lättförståeligt sätt att registrera nedlagd tid.

3. Faktureringsunderlag

För företag som fakturerar kunder eller interna enheter för projekt är en bra faktureringsrutin ett måste. Tidrapporteringssystemet bör därför kunna leverera ett bra underlag till de system som skapar och skickar ut fakturor. Allra helst ska utställningen av fakturor ske automatiskt.

4. Löneunderlag inklusive övertid

Tidrapporteringssystemet bör kunna förse systemet som hanterar löner med ett bra underlag för löneutbetalningar, inklusive övertid samt utlägg- och reseräkningar.

5. Uppföljning

Tidrapporteringen har en viktig roll i analys och uppföljning av projekt och lönsamhet. Inom detta område finns stor potential för ökad kontroll och optimering.

Tidrapporteringssystemet bör därför innehålla stöd för uppföljning. Allra bäst är det om det finns integrationsmöjligheter mot andra analysverktyg som exempelvis Power BI. Sådana verktyg tillåter snabb och enkel analys av din data och möjliggör att snabbt skapa skräddarsydda rapporter.

6. Allokering av resurser – Schemaläggning

För projektorienterade verksamheter är planering av verksamheten av största vikt. Därför behöver tidrapporteringssystemet stödja framåtblickande schemaläggning och resursallokering. När schemaläggningen är integrerad med tidrapporteringen så uppnår du en effektivisering av både administrationen och inmatningen av tid från medarbetare.

7. Kostnadsallokering internt

Slutligen ska ett bra tidrapporteringssystem kunna följa upp kostnader utifrån en mängd olika variabler. Då kan kostnader allokeras internt på det sätt som passar det unika företaget bäst.

Vilket system du väljer för tidrapportering kommer att påverka hur väl tidrapporteringen kommer att fungera. Samtidigt räcker det inte med enbart ett bra system. Det krävs också struktur, vanor och rutiner.