Att arbeta i projektform blir allt mer vanligt i alla slags verksamheter. Fördelen att arbeta i projekt är att flera olika kompetenser förs samman och det blir enklare att säkerställa att projektet och arbetet fortskrider som det ska och var tänkt från början.

En formell definition på projekt är enligt Wikipedia: ”En temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst”. Ordet syftade ursprungligen på den plan som skulle följas när man företog sig något.

Genom alla tider har man gjort upp dessa planer annars hade det inneburit svårigheter att genomföra t. ex pyramiderna i Egypten utan en plan. Detsamma gäller också Kinesiska muren och all infrastruktur som finns idag runt omkring oss, vägar, vatten och avlopp. Man har genom lång tid arbetat i projekt men metoderna och genomförandet har förfinats genom tiderna.

Oavsett storlek på projektet behövs planering av hur lång tid som behövs, åtgärder för att säkerställa att man har de nödvändiga resurserna, riskbedömningar och uppföljningar. Oavsett vad det är för slags projekt eller verksamhet så behövs det att ha dessa hörnstenar på plats.

Det har skrivits en hel del böcker om olika definitioner av projekt och vad ett projekt egentligen är. Det finns ett antal punkter som är gemensamma för alla författare som har skrivit böcker om projekt och projektledning:

• Mål – ett projekt har ett klart definierat mål, och utförs en gång för att nå detta mål.
• Projektavgränsning – det finns ramar i ett projekt som inte ska överskridas. Det kan handla om tid, budget och målet med projektet. Därför är det viktigt att projektledaren genomför regelbundna avstämningar och uppföljningar av projektet under hela tiden av projektet.
• Projektorganisation – det finns en organisation för att genomföra projektet. Denna organisation kan bestå av allt ifrån en till tusentals individer.
• Arbetsuppgifter/ansvarsområde –  varje resurs i projektorganisationen har tydligt definierade arbetsuppgifter och ansvarsområden. I samband med att projektet avslutas upphör också arbetsuppgifterna.
• Projektledare – i varje projekt finns det en projektledare, som har det övergripande ansvaret för planering, genomförande och uppföljning för projektet.

Att gå från idé till resultat när ska arbeta i projektform

De olika faserna i ett projekt ska vara tydligt definierade. Oavsett storlek på projektet kan det delas upp i olika faser, bara för ett projekt är litet är det inte säkert att det är lättare att planera än de stora projekten.

1. Idéfas – alla projekt börjar som idéer, som ofta handlar om hur företaget eller verksamheten ska utvecklas. I verksamheter där det är ”högt i tak” är man ofta bra på att ta till vara och utvärdera de idéer som medarbetarna kommer med. Det är inte alla idéer som går vidare till nästa fas.

2. Pilotprojekt – en undersökning av huruvida det verkar lönsamt att gå vidare med idén. Man tittar på vad som krävs för att realisera idén, och när det finns en färdig projektbeskrivning tar man ett beslut om huruvida man ska genomföra projektet.

3. Projektstart – starten i ett projekt är oerhört viktigt när idén ska genomföras. En dålig projektstart kan leda till att hela projektet misslyckas.

4. Genomförande – de planer som har gjorts för projektet genomförs i möjligaste mån. Det uppstår dock nästan alltid oförutsedda händelser, som gör att man tvingas revidera planerna. Det är därför viktigt att det finns en viss flexibilitet i projektet, annars kommer man inte att kunna nå målen.

5. Avslutning – när projektet är i hamn gör man en gör man en utvärdering och uppföljning av projektet, man gör detta för att se att alla mål är uppnådda. Ofta publiceras en rapport över projektet, som kan användas av andra som genomför ett liknande projekt där kan man dra nytta från andras projekt och erfarenheter. Det kan också kallas för erfarenhetsåtervinning.