Varför ska dina medarbetare tidrapportera? Ibland förs en debatt om tidrapporteringens vara och icke-vara och det är förstås olika viktigt för olika företag att redovisa tid. Hur kritiskt det är beror på faktorer som verksamhet, bransch och vad man ska använda tidrapporteringen till.
Vi har sammanställt 9 vanliga skäl till varför företag ofta inför rutiner för tidrapportering.
Varför ska dina medarbetare tidrapportera?
1. Rätt lön
Tidrapportering säkerställer att medarbetare får rätt lön med avdrag för semester eller sjukdom.
2. Fakturering
För företag som fakturerar sina kunder baserat på nedlagd tid är tidrapportering nödvändigt.
3. Kostnadsfördelning
För avdelningar som delar resurser är det viktigt att kunna fördela kostnaderna för resurserna baserat på nedlagd tid på respektive avdelning.
4. Kostnadsuppföljning för projekt
För verksamheter som bedriver projekt så utgör tidrapporteringen basen för kostnadsuppföljning för projekten.
5. Produktivitet
Genom att analysera nedlagd tid kan medarbetare analysera sin produktivitet och hur stor andel av tiden som är icke-produktiv. För tjänsteföretag som vill effektivisera sin verksamhet kan en sådan löpande analys vara väldigt värdefull.
6. Beläggningsgrad
För konsultföretag och andra som fakturerar kunder för nedlagd tid är det viktigt att kunna mäta beläggningsgrad. Det vill säga hur stor andel som medarbetarna lägger på kundrelaterade aktiviteter jämfört med intern tid. Det ger också en vägledning för att se att beläggningen på medarbetarna är jämnt fördelad.
7. Effektivisering
Om arbete med samma och repetitiva uppgifter tidrapporteras av olika personer så finns möjligheten att analysera hur dessa uppgifter kan effektiviseras.
8. Lönsamhetsuppföljning av tjänster
För företag som säljer tjänster där stor del av kostnaden utgörs av personalkostnader är tidrapporteringen kritisk. Annars kan de inte göra rättvisa lönsamhetsuppföljningar. Lönsamhetsuppföljningen i sin tur är kritisk för att kunna fatta beslut om arvoden och tjänsteinnehåll vilket kan påverka lönsamheten avsevärt.
9. Träning och coaching av medarbetare
När många medarbetare utför samma typ av arbete så kan en analys av nedlagd tid på detaljerad nivå bli värdefull input för träning och coaching. Ofta utvecklar nämligen vissa medarbetare smarta sätt att utföra uppgifter som andra medarbetare kanske inte snappar upp. Genom att ledare uppmärksammar detta, och tränar medarbetare i att utföra uppgifter på det mest effektiva sättet, kan effektiviteten i en grupp förbättras radikalt.
Det finns således många orsaker till att företag väljer att kräva tidrapportering från sina medarbetare.
Vill du veta mer om hur Exicom Software stödjer projektbaserade verksamheter med verktyg och system för smidig tidrapportering, läs mer på copernicus.se