Tidrapportering är förmodligen inte din eller någon annans favoritsysselsättning. Ett nödvändigt ont säger vissa. Det är inte heller populärt bland chefer som måste jaga in försenade tidrapporter. Hur kommer framtidens tidrapportering att se ut?

Det är ingen hemlighet att tidrapporteringen ibland har brister. Det är svårt att komma ihåg all nerlagd tid om man inte loggar tiden noggrant. Och oavsett hur man gör så tar det mycket tid.

Samtidigt vet alla att tidrapportering (speciellt i personalintensiva tjänsteföretag som konsultbolag) är kritisk. Att tidrapporteringen är korrekt och i tid är en förutsättning för lönsamhetsuppföljning, för kostnadskontroll, för fakturering mot kund, för kassaflöde och för löneutbetalningar. Läs mer om för- och nackdelar med tidrapportering här.

Framtidens tidrapportering blir allt enklare

Som tur är så finns det verktyg som underlättar tidrapporteringen. Arbetar du på ett konsultbolag (eller annat företag där redovisning av tid är viktig) så använder du förmodligen redan något av de verktyg som finns på marknaden idag.

Det positiva är att det händer mycket inom detta område. Mjukvara utvecklas mot att bli allt mer intelligent och hjälpa oss människor med tråkiga och krångliga moment.

Till exempel har vi på Exicom Software arbetat med system för projekthantering, ekonomi och tidredovisning för projektbaserade verksamheter i över 30 år. Vi har sett och delvis drivit utvecklingen mot smartare och mer lättanvända system.

Avancerad hjälp för tidrapportering finns redan

Redan idag finns avancerade funktioner som var science fiction för några år sedan. Här är några exempel:

• Geografisk data loggar kundtid

  Genom att rapportera i mobilen kan geografiska platser loggas. Systemet känner igen och föreslår att tid som lagts på kundens adress loggas på projekt hos den kunden.

• Telefonsamtal loggar kundtid automatiskt

  Systemet registrerar när en viss kund ringer och föreslår att tiden för samtalet loggas på den kundens projekt.

• Kalenderbokningar ger förslag för loggning av tid

  Systemet tolkar möten och annan bokad kalendertid och föreslår att tid loggas på det mest troliga projektet. Det enda du behöver göra är att kontrollera att systemets ”förslag” är rätt och trycka ok eller avslå.

• Tidtagning av kortare aktiviteter

  För att komma ihåg kortare aktiviteter såsom tex kort möte, samtal, läsa igenom något eller liknande finns funktioner för tidrapportering. Denna tid kan sedan läggas in som tidrapportering.

Dessutom finns redan funktioner för ökad automatik som exempelvis automatisk fakturering utifrån tidrapportering.

Och det finns avancerat stöd för att enkelt kunna skapa uppföljningsrapporter. Exempelvis genom integrationer mot analysverktyg som Power BI vilket gör det möjligt att skapa skräddarsydda rapporter genom några få knapptryckningar.

Framtidens tidrapporteringssystem

Så vad kommer framtidens system att klara av? Det är det förstås svårt att sia om men de kommer förmodligen att kunna tolka en mängd olika input. Exempelvis är det inte otroligt att systemen kommer att förstå röstkommandon, för enklare och snabbare loggning av tid.

Med systemens intelligens för identifiering, tolkning och förslag så kommer tidrapporteringen att gå allt smidigare för den enskilde individen. Administratörerna slipper omvandla tidrapporter till kundfakturor. Ledare och chefer slipper jaga in sena tidrapporter och verifiera nedlagd tid. Och de behöver inte längre manuellt omvandla tidrapporteringen till rapporter om lönsamhet.