Tidrapportering är en självklarhet för många företag. För andra är tidrapportering inte en självklarhet av olika orsaker.

Vad är egentligen för- och nackdelar med tidrapportering genom att införa och ställa krav på att medarbetare löpande rapporterar sin tid?

Nackdelar med tidrapportering

Fördelarna med tidrapportering är många. Men det finns också baksidor. Här är några vanliga upplevda nackdelar.

• Personalen känner sig kontrollerad/övervakad – Tidrapportering kan upplevas som att företaget inte ”litar” på individen. Vissa får associationer till Taylorism eller den traditionella stämpelklockan och menar att tidrapportering är omodernt.
• Fel fokus – Tidrapportering kan cementera ett fokus på tid som insatsvara istället för att lyfta fram det värde som aktiviteterna ger till mottagaren eller kunden.
• Extra kostnad – Tidrapportering tar tid för medarbetarna att utföra vilket medför en extra kostnad för företaget.
• Dyrt att administrera – Det finns en administrationskostnad kopplad till att hanteringen av tidrapportering. I värsta fall, om företaget inte har effektiva system, kan denna kostnad motsvara flera heltidstjänster.

Fördelar med tidrapportering

Här är  fördelarna med tidrapportering hämtade från verksamheter som kräver löpande tidrapportering av personalen:

• Smidig fakturering – Tidrapportering utgör grunden för korrekt och snabb fakturering av tjänster gentemot kunder
• Kostnadsfördelning internt – Genom att rapportera tid kan kostnader för personal fördelas mellan olika enheter på ett korrekt sätt.
• Lönsamhetsuppföljning – Med uppföljning av nedlagd tid är det möjligt att analysera lönsamheten för projekt, kunder och personer.
• Effektivisering – Genom att analysera hur tiden fördelats historiskt är det möjligt att systematiskt effektivisera projekt eller verksamheter
• Kostnadsmedvetenhet – Rapportering och analys av nedlagd tid kan bidra till en kostnadsmedvetenhet bland medarbetare. Vilket kan bidra positivt till företagets lönsamhet.
• Förebygga hälsoproblem – Analyser av rapporterad tid kan avslöja hälsorisker med att medarbetare blir överarbetade, innan det sker.
• Prioriteringar – Analys av rapporterad tid utgör en bra bas för dialog mellan ledare och medarbetare kring prioriteringar.
• Förväntanshantering – Möjligheten att redovisa nedlagd och kvarvarande tid för olika aktiviteter eller ansvarsområden gör det enklare för individer att objektivt visa beställare eller ledare hur lång tid olika aktiviteter tar. Då kan de hantera förväntningar på resultat löpande.

Det är viktigt att verksamheter som inför rutiner för tidrapportering har ett tydligt mål och syfte med att rapportera in tid löpande. Och att fördelarna överväger nackdelarna. Vissa branscher har exempelvis större behov av tidrapportering än andra. I projektorienterade verksamheter som konsultföretag kan tidrapporteringen vara affärskritisk, av flera eller samtliga av skälen under ”Fördelar med tidrapportering” här ovan.

Detta är ett blogginlägg ang för- och nackdelar med tidrapportering som är ett av de ämnen som Exicom Software arbetar med och driver utvecklingen inom.