Många parallella projekt är en vanlig situation i många organisationer idag. Det är positivt av flera skäl. Ni kanske har många kunduppdrag eller många förbättringsprojekt. Men det medför ofta en del utmaningar och har ni kontroll?

De vanligaste problemen för ledningen brukar vara resursbrist, risk för bristande kvalitet i leveransen och upplevelsen av att inte ha kontroll över projekten. Man kanske inte ens känner till alla projekt som pågår…

För projektledarna är det ofta svårt att hantera många samtidiga projekt utan centralt stöd. Det är till exempel svårt för dem att koordinera gemensamma resurser (personal, lokaler etc.), in- och ut-leveranser mellan projekt och koordinering av aktiviteter som påverkar andra projekt.

För att undvika ovanstående problem och öka effektiviteten i projekten så inför många verksamheter det som kallas för projektkontor.

 Vad är ett projektkontor?

”Det är glädjande att projektmognaden i de flesta större organisationer kommit så långt att man etablerat en funktion (projektkontor) med syfte att styra och stödja projektverksamheten”, skriver Bo Tonnquist i sin bok Projektledning.

Projektkontorets uppgift är framförallt att bidra till en effektivare samordning av resurser, standardisering av rapportering och uppföljning, samt att utveckla kvaliteten i projekten.

Ett projektkontor kan ha många olika uppgifter som till exempel att samordna och följa upp pågående projekt, förse ledningen med beslutstöd eller ge praktiskt stöd till såväl projektbeställare som projektledare. Vanligtvis är det projektkontoret som förvaltar den projektmodell som ska tillämpas i verksamhetens projekt.

Olika typer av projektkontor

Projektkontor heter på engelska Project Management Office. Vissa gör emellertid en finare uppdelning av funktionen i tre olika huvudtyper, utifrån uppdrag:

• Project Support Office (PSO) – Fungerar som stöd till projektledare och projektgruppen i deras arbete.
• Project Management Office (PMO) – Fungerar som stöd för ledningen när det gäller rapportering och koordinering av projektportföljen. PMO kan också ge råd i beslut gällande projektportföljen.
• Project Office (PO) – Fungerar som stöd till både ledningen och projekten.

Vissa organisationer vill inte ha renodlade projektkontor och väljer andra lösningar för att samordna projekten. De två vanligaste lösningarna är:

• Programkontor – Ett programkontor hanterar ett antal projekt som delar ett gemensamt slutmål – ett programmål. Programmålet är summan av de enskilda projektens mål. Programkontoret hanterar koordineringen av programprojektens interna beroenden, resurser och leveranser. Programkontoret är en temporär organisation som försvinner när programmet har slutförts.
• Projektledarpool – En projektledarpool är en avdelning/enhet där man samlat projektledarkompetensen. Detta skapar en informell överblick över pågående projekt genom att personerna träffas dagligen och i avdelningsmöten. Det vanligaste är att bara de seniora projektledarna arbetar i poolen.

Varför behövs projektkontor?

Behovet av en gemensam funktion för projekthantering uppkommer ofta ur de problem som vi beskrev inledningsvis. Ledningen upplever en bristande kontroll över verksamhetens projekt. Projektledarna behöver hjälp med koordinering av gemensamma resurser.

Det finns således många fördelar med att införa ett projektkontor, eller en variant därav, eftersom projektkontoret kan:

• Förbättra koordinering
• Underlätta prioritering
• Säkra rapportering och
• Underlätta styrning för ledningen

Ytterligare en nytta med projektkontoret är kunskapsdelning. Det ligger ofta på projektkontorets ansvar att utbilda projektledare, projektägare och styrgruppsmedlemmar. Projektkontoret förmedlar projektverksamhetens rutiner och metoder samt tips på vilka erfarenheter man kan hämta från tidigare projekt.

Projektkontoret bidrar på så sätt till utvecklingen av organisationens projektmognad.

Framgångsexempel

Bo Tonnquist ger exempel på företag och organisationer som med framgång har etablerat projektkontor (som exempelvis SEB Kort och Försäkringskassan).

I de flesta fall har de börjat med ett mindre projektkontor som hanterat en del av verksamhetens projekt, vanligtvis IT-projekten. Sedan, i takt med att projektmognaden ökat, har de låtit projektkontor hantera en allt större andel av verksamhetens projekt.

Sammanfattningsvis finns det många fördelar med att införa ett projektkontor.

Om ni organiserar projekt och inte redan använder funktionen projektkontor så kan det finnas skäl att överväga ett sådant.

Sedan finns det en hel del att beakta i samband med etableringen av ett projektkontor. Tonnquist har en sjustegsmodell för införandet. Han menar till exempel att etableringen behöver samordnas med införandet av en projektmodell och med utbildning inom projektledning.