Tidrapporteringen är en föga uppskattad aktivitet. Den upplevs som jobbig och tidskrävande. Den inkräktar på produktiv tid och blir ett störande moment. Känner du igen följande svordomar vid tidrapportering?

Här följer 5 vanliga svordomar vid tidrapportering kopplade till tidrapportering och hur du kan minska deras effekt hos medarbetarna.

1. Krångliga rutiner och system

Även när det finns tidrapporteringssystem (som är fallet bland de allra flesta företag som använder sig av tidrapportering idag) så svär användarna ändå över uppgiften.

Om själva systemet dessutom är svårt att förstå eller krångligt att hantera så blir frustrationen än större. Med påföljden att rapporteringen görs för sällan för att bli av god kvalitet.

Det är alltså av största vikt att tidrapporteringssystemet är enkelt ur ett användarperspektiv. Och att rutinerna kring tidrapportering görs så tydliga och enkla som möjligt.

2. Dålig struktur

En ofta förbisedd faktor för att tidrapportering ska fungera effektivt är den bakomliggande strukturen.

Om olika konton för aktivitet överlappar så blir det svårt att veta hur tid ska loggas. Om konton för vissa typer av tid saknas så blir det också svårt för användarna, eller om kontona är otydligt namngivna.

För att få detta hinder behöver ni lägga en genomtänkt struktur för tidrapporteringskontona och underhålla denna struktur. Tillsätt en ansvarig och ge denne ensam behörighet att ändra i strukturen.

3. Svårt att komma ihåg

En vanlig svordom i samband med tidrapportering är att det är svårt att komma ihåg i efterhand vad vi gjort. För den som inte kontinuerligt för logg över nerlagd tid innebär det att tidrapporteringen tar extra mycket tid och skapar extra mycket frustration.

Här kommer vi tillbaka till användarvänlighet och vikten av att det system som används kräver så lite möjligt från den som ska logga tid. En förutsättning för att logga tid kontinuerligt är att tidrapporteringssystemet är tillgängligt i mobilen.

Det finns också andra funktioner (i vissa system) som dramatiskt underlättar för medarbetarna att komma ihåg nerlagd tid. Till exempel automatisk igenkänning av kalendertid, geografisk igenkänning och tolkning av tid spenderad på inkommande samtal.

4. Dåligt samvete

En svordom ligger i konflikten mellan att rapportera korrekt och att vara produktiv. Vad gör du med tid som du inte kan hänvisa till någon produktiv output?

Människor kan inte vara 100% produktiva men det är likväl svårt för medarbetare att ärligt rapportera icke-produktiv tid, speciellt om företaget inte har en kultur av ärlighet.

En lösning som kan minska effekten av denna svordom är att företaget erkänner att denna tidspost finns och skapar konton för icke-produktiv tid.

5. Manuell hantering och korrigering av fel

En annan källa till frustration uppkommer när tidrapporteringssystemet inte är väl integrerat med andra system, som exempelvis systemen för fakturering och lönehantering.

Det leder  till tidskrävande manuell hantering av saker som borde kunna ske automatiskt. Och det leder till tidskrävande korrigering av fel som inte borde uppstå.

Svordomar vid tidrapportering är således många och påtagliga. Att helt eliminera dem är förmodligen svårt, om inte omöjligt. Däremot kan företag göra en hel del för att underlätta tidrapporteringen för sina medarbetare. Något som gör tidrapporteringen både effektivare och mer kvalitativ och därmed gynnar både medarbetare och företag.

Läs mer om hur en av våra kunder Karolinska Institutet valde att få bort svordomarna och hjälpa medarbetarna att tidrapportera enklare och smidigare.