Många företag har utmaningar med processen ”tid-till-faktura” det vill säga den mer omfattande process där tidrapportering ingår. Det får en rad negativa konsekvenser och många företag skulle tjäna på att förbättra denna process.
Det finns, i vår mening, en tydlig koppling mellan hur bra företaget kör denna process och deras projektlönsamhet. Vi vill därför slå ett slag för ökat fokus på att förbättra denna process. I den här artikeln tar vi upp 7 skäl till varför, som vi tycker talar för sig själva.
Tidrapporteringen – grunden för kassaflöde och lönsamhet
Vi på Exicom arbetar dagligen med att stödja processerna för den projekttunga sektorn ”Professional Services”. Det vill säga alla företag där medarbetarnas tid är grunden för kostnader och intäkter. För dessa företag är tidrapportering grunden för kassaflöde och lönsamhet. Både kort- och långsiktigt. Genom åren har vi sett både bra och dåliga exempel på hur företag hanterar processen tid-till-faktura. Inte minst de dåliga, eftersom anledningen till att företag kontaktar oss är att de inte är nöjda med hur deras befintliga process fungerar.
7 skäl till att styra upp processen tid-till-faktura
- Få bort energitjuvar hos medarbetarna
Dåliga system eller rutiner för tidrapportering är en energitjuv för medarbetarna. En bättre process tar bort denna energitjuv och ökar välmåendet bland personalen.
- Undvika att slösa med nyckelpersoners tid
Många ledare och andra nyckelpersoner lägger mycket tid på onödig administration. En bättre process gör att de kan fokusera på det viktiga som kunder, medarbetare och utveckling av företaget.
- Proaktivt leda utveckling och ”digitalisering”
Många konsultbolag hjälper sina kunder med digitalisering eller ”transformation” av olika slag. Men de ligger ofta efter själva i detta perspektiv. En bättre process som tar hjälp av digital effektivisering gör att företaget ”lever som det lär”.
- Spara kostnader
En ineffektiv process kostar. Både i faktiska kostnader i form av arbetstid. Men också i form av alternativkostnader eller uteblivna intäkter. En bättre process minskar dessa onödiga kostnader.
- Öka lönsamheten
Grunden till lönsamhet är självklart företagets strategi och unika konkurrensfördelar. Men för att optimera lönsamheten krävs också god uppföljning och kontroll. En bättre process ger bättre information kring lönsamheten för projekt, produkter och verksamhetsområden – så att ledningen kan öka företagets lönsamhet på sikt.
- Öka kassaflödet och minska kapitalbindningen
En dålig process för tid- till faktura kan försena faktureringen. En bättre process ger omvänt ett bättre kassaflöde och mindre kapitalbindning.
- Öka intäkterna
En dålig process gör ofta att viktiga kostnader eller mindre poster av tid ”glöms bort”. Med en bättre process minskar risken för uteblivna intäktsposter vilket ökar intäkterna i bolaget.