Vid upphandling av system är det en mängd frågor och krav som måste redas ut
Varje företags situation är unik och olika saker är viktiga. Dessutom har alla företag sin existerande systempark och sina rutiner för hur de hanterar tid och ekonomi. Slutligen har alla ledare eller ekonomiansvariga sina ”favoritsystem” eller sätt att köra sina processer.
Här är några tips om du arbetar med debiterbar tid:
Så hur ska man tänka?
Vi har listat 6 saker som är viktiga att beakta vid upphandling av nytt ekonomisystem:
- Tydliggör processen
Ett generellt fel många gör när de köper system är att de inte vet vilka arbetssätt, det vill säga vilken process, de vill köra. Ofta får man en ”mall” för en process ”på köpet” när man köper ett system men systemleverantörer tar inte ansvar för att dina processer är optimala för er. Det är alltid du som äger era processer och därför bör du ha med perspektivet om arbetssätt redan från start. Undvik dock felet att tidigt mappa upp processen i alltför mycket detalj.
- Identifiera rutiner som är avgörande för att få effekt
Människorna som använder systemet är avgörande för att få effekt. Ha en bild av hur de ska interagera med systemet redan när ni upphandlar, speciellt för de moment som är mest avgörande för att få effekt. Säkerställ att systemet är användarvänligt och bevisligen fungerat i liknande miljöer och företag.
- Tydliggör roller
Definiera redan från start vilka roller som olika användare av systemet ska ha; medarbetare som tidrapporterar, chefer som ska attestera, ekonomipersoner som ska hantera faktureringen, ekonomipersonal som ska sköta redovisningen osv. Glöm inte ”controllern” och roller som är viktiga för vidareutvecklingen av systemet, till exempel ansvarig för masterdata och ”superusers”.
- Beakta integrationer – nu och i framtiden
Fundera på vad som ska integreras nu och vad ni kan avvakta med. Modularisering är en trend i utvecklingen av ekonomisystem; ekonomisystemet är kärnan och tilläggssystem med specialfunktionalitet kan integreras för att stärka delar som unikt behövs för varje företag.
Välj ett system som är förberett för integration med andra och ett systemföretag med ett öppet synsätt så att du som kund inte blir ”inlåst”.
- Gör en roadmap för stegvist införande
Effekten av nya system begränsas av hur väl användarna kan nyttja det. Det gäller att få igång de vardagliga rutinerna. Sätt därför en vettig roadmap för införandet; med vilka personer som ska använda vilka funktioner i vilka steg. Tidssätt dessa med tydliga milstolpar och definiera kriterier för när varje milstolpe är uppnådd.
- Gör ett affärscase
Ta reda på kostnader både för införande och drift för att få fram ett komplett affärscase. Med en god kalkyl blir det enklare att motivera en investering.