Copernicus Project

Copernicus Project kan integreras med de flesta av marknadens ERP- och lönesystem.

ERP-system

Integrationen med ERP-system är dubbelriktad. Den kan importera kostnader som skall projektföras, t ex leverantörsfakturor eller bokföringsorder. Den kan också exportera fakturaposter till ERP-systemet, med tillhörande konteringar. Integrationen kan även exportera andra konteringar, t ex värdering av pågående arbete eller interndebiteringar.

HR och lönesystem

Integrationen med HR och lönesystem skickar avvikelser för rapporterad tid, d.v.s. frånvaro och övertid för månadsavlönad personal och arbetad tid för timavlönad personal. Det finns även ett gränssnitt för att exportera reseräkningar och utlägg.

CRM-system

Integrationen med CRM-system innebär att man kan importera projektplaner till Copernicus Project. Praktiskt när ett prospekt övergår till att bli ett projekt.

Register

Integrationen kan importera registerdata från ERP-, lön- eller CRM-system, t ex kodplan, kundregister eller medarbetarregister. Den kan också exportera registerdata till andra system från projektregistret.

För alla projektverksamheter gäller det att ha en bra kikare. Här kan man planera både projekt, linjearbete, program, portföljer och resurser.

Projektplanering

Med Copernicus Project Projektplanering kan du enkelt planera och kalkylera dina projekt. Med mallar för olika typer av projekt förenklas arbetet och underlättar ett enhetligt arbetssätt. Man planerar med arbetspaket (WBS) eller direkt i Gantt schemat. Man drar, släpper och kopplar ihop arbetspaket, aktiviteter, milstolpar och inleveranser.

Det finns också stöd för projektmodeller och produktionsmodeller. På så sätt kan ni säkerställa att organisationen följer uppsatta regelverk i företaget. Exempel på modeller som våra kunder arbetar med är PMI, Prince2, PPS, XLPM och PEJL.

Projektens behov utgör underlag för resursförfrågningar. Det är både möjligt att förfråga på roll/kompetens samt på utpekad individ. Möjlighet finns även att söka efter tillgängliga resurser.

Funktionen för projektplanering stöder såväl planering av projekt som andra verksamheter som bedrivs i projektliknande form, t ex linjearbete, resurskonsulting etc.

Resursplanering

Med Copernicus Project Resursplanering har du full kontroll på din framtida beläggning och kan se konsekvensen av framtida affärer.

Resursplaneringen utgår ifrån medarbetarnas individuella scheman. Tillgänglig tid räknas fram automatiskt utifrån de bokningar som görs, preliminärt eller definitivt. Planering kan ske av såväl arbetad tid som frånvaro.

Funktionen gör det möjligt att resursplanera utifrån sina behov på lång eller kort sikt, detaljerat eller på övergripande nivå. Med Resursplaneringen kan man på ett strukturerat sätt göra

• Avdelningsplanering
• Kapacitetsplanering
• Verksamhetsplanering
• Teamplanering
• Personlig planering

Portföljhantering

Med portföljhantering har man möjlighet att planera nya initiativ i verksamheten. Man får en överblick över alla nya initiativ och kan planera in dessa tillsammans med de som är pågående.

Tillsammans med funktionerna Projektplanering och Resursplanering får man en unik möjlighet att planera sin verksamhet på både kort och lång sikt.

I en mobil värld skall man kunna registrera nedlagd tid på kontoret, hemma, på bussen eller på flyget.

Tidrapportering

Tidrapporteringen i Copernicus Project är lätt att använda och minskar mängden dubbelregistrering i organisationen. Man kan tidrapportera antingen genom en webbsida eller på en Smartphone. Mobilare kan man inte bli.

Genom att man har ett schema för varje medarbetare vet man att all tid har kommit in och den blir fördelad på projekt, linjearbete och frånvaro.

Tiden attesteras av linjechef eller projektledare.

Reseräkningar

Genom funktionen kan varje medarbetare registrera sina egna reseräkningar avseende utlägg, traktamenten och resor på en egen webbsida. Det medför att reseräkningarna bokförs på projekten omgående och utgör underlag för fakturering om man har externa kundprojekt, till skillnad om de kommer in månaden efter i lönesystemet.

Inköp och Material

Leverantörsfakturor som projektförs i ert ERP-system, kan överföras via ett standardgränsnitt till Copernicus Project. På så sätt kan projektledaren få en fullständig uppföljning av projekten på ett ställe.

Utöver det kan man registrera olika typer av utlägg och material på projekten direkt i Copernicus Project.

Copernicus Project ger stora möjligheter till en effektiv styrning och uppföljning av verksamheten i en projektorganisation.

Projektstyrning

I Copernicus Project finns flera möjligheter att följa upp nedlagd tid och kostnad på projekten. Projektledaren ser nedlagd tid på projekt- eller aktivitetsnivå och kan även följa kostnaden via olika rapporter.

Ekonomiavdelningen kan följa projektet ur ett ekonomistyrningsperspektiv, dvs kopplat till intern finansiering eller kundfakturering.

Man kan omplanera direkt i Ganttschemat och ta ut en ny version av en plan och behålla den ursprungliga planen som beslutades. Förfrågningar om resurser kan göras vid behov, där man också ser vilka resurser som finns tillgängliga.

Projektprognoser kan göras med utgångspunkt från upparbetad tid och kostnad till och med ett valt brytdatum + planerad upparbetning efter brytdatum.

Det finns möjlighet att skriva statusrapporter på projekten. Dessa kan också följas upp i projektportföljen.

Verksamhetsstyrning

Resursplaneringen gör att man har möjlighet att kontinuerligt ha en bra översikt över varje avdelning och medarbetares planering och man kan se framtida behov vilket gör att man förbättrar framförhållningen.

För att få en effektiv verksamhetsstyrning krävs att man styr och följer upp både förvaltning, support, frånvaro, projekt och linjearbete, Med Copernicus Project får man ett verktyg för att styra både framåt och följa upp bakåt.

Styrning av Projektportföljer

En projektportfölj består av ett antal olika projekt som man vill följa upp tillsammans. Portföljfunktionen gör att man får ett underlag för att bestämma en optimal mix av resurser och projekt för att på bästa sätt uppnå organisationens operativa och finansiella mål. Samtidigt måste man ta hänsyn till de begränsningar som finns avseende kundåtaganden, strategiska mål eller andra externa faktorer.

Med funktionen kan man prioritera och följa upp de olika projektportföljer man valt att styra.

Programstyrning

Programstyrning är processen att hantera flera relaterade projekt med ett tydligt syfte för verksamheten, ofta med avsikt att förbättra en organisations resultat, exempelvis en organisationsförändring.

Det går att få en i realtid uppdaterad sammanställning över upparbetning, planering och prognos för ett program. Det följs upp från en programplan.

Analys & Statistik

Det finns flera sätt att erhålla statistik i Copernicus Project. Kundstatistik kan tas fram avseende upparbetat och fakturerat totalt per kund och per projekt. Produktstatistik kan tas fram per produktgrupp och produktkod. Genom en medarbetarstatistik får man en bra bild över vad organisationen arbetat med samt debiteringsgrad och utfall i timmar och pengar jämfört med tidigare perioder.

Informationen i Copernicus Project kan vid behov exporteras till ett externt datalager med fördefinierade kuber. Man kan då använda olika typer av rapportverktyg för att skapa egna rapporter för att vrida och vända på informationen. De vanligaste verktygen för att använda datalagret är Microsofts rapportlösningar.

Ett effektivt och smidigt verktyg för både det lilla och det stora företaget som kortar ner ledtider och förbättrar kapitalbindning i verksamheten.

Projektfakturering

Copernicus Project har flera funktioner för projektfakturering. Fakturering kan göras centralt av ekonomer eller decentraliserat av kundansvariga eller projektledare.

Ekonomipersonalen har tillgång till avancerade verktyg för fakturerings-processen med ett mycket smidigt och flexibelt handhavande som är byggt för ekonomer.

Projektledare och kundansvariga får tillgång till ett verktyg som hjälper dem att skapa sina egna fakturor. För att förenkla tillämpningen och säkra att man gör rätt blir användaren guidad genom faktureringsprocessen.

Delad finansiering

Om flera finansiärer finns till ett enskilt projekt kan kostnaderna fördelas mellan dessa. Fördelningen mellan finansiärerna sker i % med möjlighet till olika regler för respektive projekt. Systemet skapar samlingsfakturor till respektive finansiär om man finansierar flera projekt. Möjlighet finns också att hantera joint venture, där en del av ett projekt finansieras internt och en del externt.

Avtalsfakturering

Avtalsfaktureringen möjliggör hantering av avtal som faktureras periodvis, ex underhållsavtal eller hyresavtal. När man lagt in ett avtal genereras fakturan med automatik kommande perioder och bokförs enligt uppsatta regler. Avtalsfaktureringen håller både reda på fakturering och periodisering av intäkter.

Artikelfakturering

Artikelfaktureringen är ett smidigt sätt att komplettera projektfaktureringen och därigenom påskynda faktureringen för material och inköp. Det kan t ex vara lagervaror eller olika typer av paket som ska faktureras till kunder, där leverantörsfakturan inte har projektförts.

Det finns även en möjlighet att från ett kundspecifikt försystem t ex från ett kursadministrativt försystem läsa in en fil som faktureras i artikelfaktureringen.

Projektekonomi blir lättare med Copernicus Project för både ekonomer, projektledare och kundansvariga.

I samband med månadsskiften gäller det att korta tiden från tidrapportering till bokslut. Systemet är byggt för att underlätta och effektivisera arbetet i samband med bokslut.

Upparbetad tid

All tidrapportering samlas i en timbank i projektredovisningen som kan följas upp separat och antingen faktureras eller utgöra underlag för uppföljning av projekten. Upparbetad tid kan konteras på både med- och motkonto.

Pågående arbeten

Pågående arbeten är tjänsteuppdrag och entreprenaduppdrag enligt avtal som är påbörjade men inte avslutade per balansdagen. Uppdragen kan vara på löpande räkning eller uppdrag till fast pris. Uppdrag på löpande räkning innebär att ersättningen grundar sig på verklig tidsåtgång och verkliga utgifter för uppdraget. Uppdrag till fast pris innebär att ersättning utgår med ett fast belopp när uppdraget har slutförts eller när etapper har slutförts.

Pågående arbeten måste värderas vid bokslut då intäkter är värdet av utförda prestationer under en redovisningsperiod och kostnader är värdet av förbrukade resurser eller utnyttjade tjänster under en redovisningsperiod. Genom att sätta upp konteringsregler för värdering av upparbetning kan arbetet med månadsbokslut automatiseras och effektiviseras.

Med Copernicus Projektredovisning får man en beprövad bokslutsprocess och sparar mycket egen tid.

Fakturor

Fakturorna konteras automatiskt utifrån uppsatta regler. Copernicus Project håller också reda på förskott och löpande fakturerat. Det finns funktioner för avräkning av fakturerat förskott.

Delad finansiering

Om flera finansiärer finns till ett enskilt projekt skall kostnaderna fördelas mellan dessa. Fördelningen mellan dessa kan ske på olika sätt. Det sker genom ett regelverk som sätts upp för projektet.

Interndebiteringar

Copernicus Project Projektredovisning innehåller kraftfulla funktioner för att hantera interna mellanhavanden. Prissättning görs såväl i pengar som i % av utpris. Eliminering av internredovisningen sker automatiskt efter uppsatta regler. Det är möjligt att hantera mellanhavanden både inom ett bolag samt mellan olika bolag inom en koncern.

Omorganisationer

Med särskilda funktioner kan man omorganisera och flytta medarbetare samt styra om t ex att ett projekt skall följa projektägaren. Allt detta då Copernicus Project är byggt för att fungera i en värld av ständiga förändringar.